HR Verzuim & Regie Navigator

Tijdlijn & regiewijzer

Klik op een mijlpaal. Een ● betekent: HR moet hier actief handelen.

  1. Dag 1Ziekmelding
  2. Week 1Contact onderhouden & vroege signalen
  3. Week 6Probleemanalyse bedrijfsarts
  4. Week 8Plan van aanpak
  5. Elke 6 wekenEvaluatie & bijstelling
  6. Week 42Ziekmelding bij UWV
  7. Week 52Eerstejaarsevaluatie
  8. Week 87–91Voorbereiding WIA & re-integratieverslag
  9. Week 93WIA-aanvraag
  10. Week 104Einde wachttijd

Dag 1

Ziekmelding

De werknemer meldt zich ziek bij de leidinggevende. Eerste contact en registratie.

⏱ Direct op de dag van ziekmelding

  • WNMeldt zich (telefonisch) ziek bij de leidinggevende volgens het verzuimprotocol.
  • LGNeemt de ziekmelding persoonlijk aan en maakt afspraken over bereikbaarheid en overdracht van werk.
  • LGGeeft de ziekmelding dezelfde dag door aan HR.
  • HRRegistreert het verzuim in het verzuimsysteem en meldt aan de arbodienst/bedrijfsarts volgens contract.
  • HRControleert bijzonderheden: vangnet/no-risk (ziektewet), zwangerschap, arbeidsongeval of regresmogelijkheid bij schade door derden.

AVG: wat mag de leidinggevende vragen?

Wel

  • ✓Wat is de verwachte duur van het verzuim?
  • ✓Op welk (verpleeg)adres en telefoonnummer ben je bereikbaar?
  • ✓Welke lopende afspraken en werkzaamheden moeten worden overgenomen?
  • ✓Zijn er (aangepaste) werkzaamheden die je nog wél kunt doen?
  • ✓Is er sprake van een arbeids- of verkeersongeval (mogelijke aansprakelijkheid derden)?
  • ✓Valt het verzuim mogelijk onder een vangnetregeling (bijv. zwangerschap, orgaandonatie, no-riskpolis)?

Niet

  • ✕Wat heb je? Wat is de diagnose of oorzaak?
  • ✕Bij welke arts, psycholoog of specialist ben je onder behandeling?
  • ✕Welke medicijnen gebruik je?
  • ✕Hoe ernstig is het / wat zijn je klachten precies?
  • ✕Het vastleggen van medische gegevens die de werknemer spontaan vertelt.

Gesprekstips

  • Toon oprechte betrokkenheid: 'Hoe gaat het met je?' mag, doorvragen naar de medische aard niet.
  • Vertelt de werknemer uit zichzelf wat er aan de hand is? Luister, maar noteer het niet in het dossier.
  • Spreek een concreet volgend contactmoment af (bijv. over 2–3 dagen).
  • Vraag of er iets in het werk speelt dat bijdraagt – dat is werkgerelateerd en mag besproken worden.